எல்லோரும் கம்பியூட்டர் உதவியுடன் தான் வேலைப்பார்க்கிறோம். சம்பந்தப்பட்ட file களை folder create செய்து சேவ் செய்து வைக்கிறோம். சமீபத்தில் என் அலுவலகத்தில் ஒருவர் இந்த folder களை நம்பர் போட்டு சேவ் செய்து இருந்தார். அதாவது அவருக்கு எது முதலில் வேண்டுமோ அதற்கு எண்.1 , 2, 3.. என்று பெயர் கொடுத்து இருந்தார். உதாரணம்.

Folder names :- (இவை எப்போது கிரியேட் செய்தாலும் alphabetic order இல் தான் போய் உட்கார்ந்து கொள்ளும்) Examples :-

Accounts
Admin
HR
Payroll
Policies
Purchase
Quotations
Recruitments.

மேலுள்ள இதையே அவர் தனக்கு தேவை எப்படியோ அப்படி நம்பர்களை கொடுத்து வைத்திருந்தார். இப்படி நம்பர்கள் கொடுப்பதால், இதனுள் நாம் சேவ் செய்து வைத்திருக்கும் பைல்களை தேடும் நேரம் குறைகிறது. இதில் என்னவோ 8 Folder தான் நான் குறிப்பிட்டு உள்ளேன்.. நாம் நூற்றுக்கணக்கில் Folder கள் வைத்து இருப்போம். இப்படி வரிசைப்படுத்திவிட்டால் எளிதாக, தேடலில் நேரத்தை வீணாக்காமல் இருக்கலாமே..

1. Recruitments
2. Accounts
3. Admin
4. HR
5. Quotations
6. Purchase
7. Payroll
8. Policies

பிரிண்ட் எடுத்தே பேப்பர்களும், பிரிண்டர் காட்ரிஜின் செலவும் எங்கேயோ சென்றுவிடும். இதை கொஞ்சம் சிக்கனம் செய்யலாமே... Fine Print மூலம்.

இந்த http://www.fineprint.com/ அட்ரஸ் க்கு சென்று, டவுன்லோடு செய்து, நூற்றுக்கணக்கில் verification purpose, Filing Purpose க்காக எடுக்கப்படும் document களை 'Default Printer' க்கு பதிலாக இந்த பிரண்டரை ஸ்லெக்ட் செய்து எடுக்கலாம்.

இதனால் 2 அல்லது 4 பக்கங்களில் நாம் எடுக்கும் பிரிண்ட்டை ஒரெ பக்கத்தில் சுருக்கி எடுக்கலாம். அதனால் பேப்பரின் அளவு குறையும். நேரம் குறையும். பேப்பர்களின் செலவு, பிரிண்டர் காட்ரிஜின் செலவு எதிர்பார்க்கும் அளவு குறையும்.

முயற்சி செய்யுங்களேன்....